U Općini Centar održan prvi mentorski sastanak

Sastanku je, pored mentorice Elmide Šarić i dva predstavnika Općine Centar Sarajevo, prisustvovalo ukupno šest predstavnika/ica iz šest OCD. Na početku mentorskog sastanka učesnicima/cama je pojašnjena uloga mentora/ice, naglašavajući da je jedina uloga mentora/ice da ukaže na greške, te ne učestvuje u rješavanju istih. Mentor/ica nema mandat da se direktno uključuje u izradu projektnog prijedloga, te u cilju osiguranja i primjene transparentnog pristupa realizacija mentorstva po principu „jedan na jedan“ nije dozvoljena.  

Mentorica Šarić je na početku svoje prezentacije naglasila važnost dosljedne pripreme dokumentacije (propisanih jednoobraznih formata) za predaju projektnih prijedloga, te da je neophodno da osnovni dokumenti budu u međusobnoj korelaciji i logičkoj vezi (logička matrica - plan aktivnosti - budžet i aplikaciona forma). Također je istaknuto da je neophodno koristiti iste termine/formulacije u svim dokumentima koji sačinjavaju kompletan prijedlog projekta. 

Nadalje, istaknuta je potreba da se pripremi ovjerena kopija važećeg Izvoda iz Registra udruženja/fondacija kod nadležnih ministarstva u Federaciji Bosne i Hercegovine (FBiH) kao i kopija zadnjeg dostupnog bilansa stanja i bilansa uspjeha organizacije aplikanta.  

Mentorica Šarić je istakla važnost realne samoprocjene od strane same OCD u smislu vlastitih kapaciteta i referenci da administrativno i finansijski može upravljati predloženim projektom. 

•        Predstavnici organizacija su pitali kako razdvojiti troškove koji spadaju u 30% a koji su to troškovi koji spadaju u 70% ukupnog budžeta. Pojašnjeno je da je od ukupnog projektnog budžeta dozvoljeno do maksimalno 30% iskoristiti za administrativne troškove (ljudske resurse/menadžer, koordinator, asistent i sl., putne troškove vezane za neke sastanke koje vrši menadžment projekta, kancelarijske troškove/renta, struja, telefon i sl.) te da je u okviru direktnih projektnih troškova dozvoljeno platiti neophodne eksperte/ stručnjake koji bi realizovali projektne aktivnosti. Naglašeno je da nabavka opreme ili rekonstrukcija su prihvatljivi troškovi samo ukoliko su ti radovi i oprema neophodni za uspješnu realizaciju projekta (30% od ukupne vrijednosti projekta).

•        Pitanje geografske pripadnosti korisnika projekta također je razgovarano i pojašnjeno je da za ovu priliku jedinica lokalne samouprave (JLS) daje svoj finansijski doprinos (% sufinansiranja iz općinskog budžeta) za sve odobrene projekte te stoga je neophodno da se ciljna i korisnička grupa vežu za teritoriju odgovarajuće JLS, u ovom slučaju za Centar Sarajevo. 

•        Kvantitet i opis ciljne grupe treba biti jasno prezentiran u aplikacionoj formi. Svaka ciljna grupa treba da je odabrana sa svrhom i da se vidi jasna poveznica  u odabiru ciljnih grupa (korisnika).  (Ako su u projektu ciljne grupe djeca i roditelji i starije osobe – treba biti jasno objašnjeno zašto su ove grupe odabrane i koja je koristi za njih da su zajedno u projektu kao i dalji pozitivni uticaj na zajednicu koji će nastati odabirom ovih ciljnih grupa).

•        U vezi pitanja vidljivosti, naglašeno je da max 5 % projektnog budžeta dozvoljeno je utrošiti na vidljivost projekta. 

•        Aplikant može jednom projektnom intervencijom obuhvatiti više tematskih oblasti pod uslovom da su slične i prirodno se uklapaju.

•        Aplikant treba da vodi računa o održivosti projektnih rezultata. 

•        Prilikom pripreme plana aktivnosti, vidi se dinamika odvijanja implementacije projekta. Projekat treba da ima svoj kontinuitet i ne može imati prekide tj. neke mjesece bez aktivnosti. 

Učesnicima i učesnicama prvog mentorskog sastanka je naglašeno da za sljedeći susret trebaju doći spremni sa već konkretnim idejama koje se uklapaju u zahtjeve javnog poziva Općine Centar Sarajevo, te iskoristiti mentorske sesije za konkretna pitanja i diskusiju u vezi projektnih intervencija i kvaliteta pojedinih projektnih dijelova kao npr. plana aktivnosti ili logičke matrice ili budžeta. 

Potrebno je doći na sastanak sa već pripremljenim dijelovima projekta npr. analiza problema i logička matrica. 

Naglašeno je više puta da je neophodno pročitati Smjernice za aplikante, obzirom da su smjernice za apliciranje već ranije pojašnjeni na otvorenim danima a mentorske sesije služe da se unaprijede projektni prijedlozi potencijalnih aplikanata. 

Drugi mentorski sastanak će biti održan 12. februara 2024. u 11.00 sati, a treći 14. februara, 2024. Termini će biti objavljeni na službenoj stranici općine Centar Sarajevo kako bi što veći broj zainteresovanih predstavnika OCD prisustvovao ovim sastancima. 

Zainteresovani učesnici svoje prijave za mentorski sastanak mogu dostaviti na e-mail adresu: anela.mekic@undp.org.